Möte 2023-12-19

Ordföranden Frida Trollmyr (S) informerar om att föredragningen utgår på grund av sjukdom.

Jim Johannesson, nämndsekreterare, informerar om tillgänglighetsanpassning av Medborgarportalen.

Louise Strand, servicedirektör, informerar om:

• Medarbetarenkäten är nyligen avslutad och serviceförvaltningens svarsfrekvens blev 87 %. Resultatet kommer i början av nästa år.
• Framtagandet av en partnerskapshandbok utifrån förvaltningens målbild att vara en smart servicepartner till staden.
• Stadsfastigheter och Kommunteknik arbetar utifrån ett partnerskap när det gäller markskötsel kopplat till en del fastigheter som förvaltas av Stadsfastigheter.
• Förvaltningen arbetar nu för att minska administrationen av de ekonomiska mellanhavandena, främst internfakturering och kontroll, mellan Kommunteknik och Stadsfastigheter.
• Det pågår en omorganisation inom Serviceresor, där chefsledet arbetsledare införs i syfte att renodla och avlasta sektionschefen för specialtransporter som i nuläget har många direktrapporterande medarbetare.
• Den 25 september nästa år planeras en heldag med nämnden på Augustenborg med ett program som innehåller rundvandring och verksamhetsinformation.

Helén Nilsson, avdelningschef för stadsfastigheter, informerar om hyresavtalet med AcadeMedia avseende Pysslingens förskola i Limhamn.

Som en del i Malmö stads gemensamma lokalplanering upprättar servicenämnden en lokalförsörjarplan, i enlighet med Policy för lokalförsörjning i Malmö stad. Syftet med planen är att ge en samlad bild av servicenämndens uppdrag som lokalförsörjare och vilka utvecklingsbehov nämnden ser utifrån sitt uppdrag.

Servicenämndens ansvar gällande kommunala lokaler i Malmö stad handlar bland annat om förvaltning och byggproduktion av kommunala fastigheter med tillhörande byggnader samt bistå till stadens lokalförsörjning. Syftet är att försörja kommunens verksamheter med lokaler och förvalta de fastigheter där kommunal verksamhet bedrivs. Servicenämnden ansvarar även för den operativa samordningen av stadens lokalförsörjningsarbete.

Lokalförsörjarplanen 2025-2034 lyfter servicenämndens lokalförsörjaruppdrag utifrån fyra områden, samt identifierar fem riktningar på tioårssikt. De fyra områdena inom lokalförsörjaruppdraget är (1) Tillgodose Malmö stads lokalbehov, (2) Förvaltning och utveckling av befintliga lokaler och utemiljöer, (3) Säkerställa lokalförsörjning för staden, samt (4) Hållbar utveckling. De fem riktningarna till 2034 är (1) stadens hållbara byggaktör, (2) tillhandahåller hållbar inhyrning för staden, (3) förvaltar stadens fastigheter hållbart, (4) möjliggör för hållbar användning av stadens lokaler genom resurseffektivt nyttjande, samt (5) driver och förverkliga stadens ambitioner om en hållbar stad. Fokus är på nuläge och utmaningar samt långsiktig målsättning och önskade effekter.

I enlighet med stadens mål och effektiviseringskrav verkar stadsfastigheter för en hållbar lokalförsörjning och bidrar till stadens hållbara utveckling genom att arbeta utifrån de tre hållbarhetsdimensionerna; socialt, ekologiskt och ekonomiskt. Detta arbete påverkas av flera faktorer; förändrat arbetssätt för lokalbeslutsprocess, kommande införande av internhyresmodellen och ny policy för lokalförsörjning, däribland krav på resurseffektivt lokalnyttjande, krav på klimateffektivt byggande, klimatanpassningar och energieffektivisering för att minska energianvändning.

Lokalbehovsplanen framställer nämndens övergripande lokalbehov och uppdateras årligen. I den beskrivs ett nuläge, en bedömning av framtida lokalbehov samt en planering för att uppfylla framtida lokalbehov. Lokalbehovsplanen utgör ett underlag dels för den egna verksamheten, dels för stadens samlade lokalförsörjningsarbete.

Servicenämnden samordnar och effektiviserar service och tjänster som Malmöborna behöver, vilket innebär att servicenämndens uppdrag varierar i karaktär och omfattning över tid. Nämnden är beroende av andra parter i planeringen av sina verksamheter och behöver anpassa lokalerna efter behov som föreligger.

De fem verksamhetsavdelningarna och fyra stabsavdelningarna har verksamheter i olika typer av lokaler och har skilda behov framåt. Exempelvis har implementeringen av ett tillitsbaserat och flexibelt arbetssätt för administrativ personal gett effekter på hur administrativa lokaler används, varför det har påbörjats ett arbete att optimera lokalerna och finna nya kontorslösningar. Vidare pågår processer att hitta nya lokaler för några av nämndens verksamheter, då de dels påverkas av förändringar i stadens detaljplaner, dels har nya lokalbehov utifrån sina uppdrag. 

I ärendet presenteras förslag till Upphandlingsplan för perioden 2024–2025 för servicenämnden. I planen ges en övergripande bild av nämndens största inköpsområden för år 2022 samt större planerade upphandlingar 2023-2024 över tröskelvärdet. Planen innehåller produkt- och verksamhetsområden där nämnden ser behov av nya inköpslösningar eller där mer hållbara lösningar efterfrågas. Nytt för årets rapportering är att nämnden ska beskriva hur uppföljning av ställda hållbarhetskrav sker när nämnden gör egna upphandlingar över tröskelvärdet.

Nämndernas planer ligger till grund för stadens gemensamma planering av strategiskt viktiga inköpsprojekt som kommer att antas i kommunstyrelsen.

Upphandlingsplanen följer den rapportmall med anvisningar som upphandlingsenheten på stadskontoret har tagit fram.

Stadens nämnder redovisar vartannat år sina utmaningar inom kompetensförsörjning till stadskontoret som sammanställer en rapport till kommunstyrelsen. Rapporten blir ett underlag för kommande prioriteringar och beslut i syfte att säkerställa tillgången till rätt kompetens.

Serviceförvaltningen har valt att i år arbeta mer verksamhetsnära med kompetensförsörjningsrapporten där perspektivet har varit antal i respektive befattning, rekryteringssvårigheten och hur man arbetar med att behålla/kompetensutveckla sin personal. Serviceförvaltningen arbetar mot att tillsammans vara en smart servicepartner till staden.

Förvaltningens kompetensutmaningar skiljer sig från övriga förvaltningar i staden då den i första hand inte handlar om kvantitet. Förvaltningen har ett stort antal olika yrkesgrupper där endast ett fåtal yrkesgrupper har mer än 100 medarbetare.

Malmös kommunala bostadsbolag, MKB, hyr av serviceförvaltningen för tillfället en lokal för studentboende i en del av byggnad 6 på Rönnen. Hyresförhållandet mellan MKB och serviceförvaltningen har funnits sedan lång tid tillbaka och har syftat till att MKB, som sköter uthyrning av stadens studentboende, blockförhyrt lokalen för att sedan hyra ut lokalen åt Malmö universitet, tidigare Malmö Högskola. Malmö universitet har tillsammans med MKB nu informerat serviceförvaltningen att deras hyresförhållande inte längre kan fortsätta på grund av ändrad lagstiftning vilket innebär att universitetet behöver avtala om boendet direkt med serviceförvaltningen utan att ha MKB som mellanhand.

Malmö universitet har endast uppdraget att ordna studentboende för internationella studenter och har ingen rätt eller skyldighet att ordna studentboende generellt för stadens studenter. Boendet på Rönnen iordningsställdes under 2010-2011 för att hysa internationella studenter. Syftet med uthyrningen kommer därmed inte förändras men hyresavtalet behöver övertas av Malmö Universitet. MKB har därför sagt upp avtalet för avflyttning per 2023-12-31.

Avtalet gentemot Malmö universitet utformas på likartade villkor som tidigare med vissa förtydliganden för att gälla från och med 2024-01-01 och tre år framåt. Hyresbeloppet under dessa tre år kommer att uppgå till 17 700 tkr exklusive indexuppräkning.

Då beloppet för avtalsperioden kommer överstiga nämndens delegation om 15 000 tkr till servicedirektören föreslås nämnden att för detta ärende ge servicedirektören uppdraget att teckna avtal med Malmö universitet.

Genom kommunfullmäktiges budgetuppdrag 2023 har kommunstyrelsen fått i uppdrag, tillsammans med berörda nämnder och bolag, att definiera och starta ett långsiktigt och strategiskt områdeslyft. Stadskontoret har tagit fram ett förslag på hur Malmö stad kan bedriva arbetet kring såväl hållbar lokal utveckling som insatser i form av ett områdeslyft.

Ett övergripande förslag presenteras på Malmö stads organisering, interna arbetsformer, samordning samt hur den geografiska uppdelningen skulle kunna se ut i det fortsatta arbetet. Arbetet med hållbar lokal utveckling, som utgår från nämndernas och bolagens grunduppdrag, föreslås ha ett relationsbyggande och demokratistärkande fokus med hela staden som utgångspunkt. Ett områdeslyft föreslås hantera mer komplexa sociala insatser i avgränsade geografiska områden eller inom viss tematik.

Kommunstyrelsens arbetsutskott har beslutat att, utan eget ställningstagande, skicka förslaget på remiss till berörda nämnder och kommunala bolag.

I remitteringsärendet finns frågor som remissinstanserna ombeds särskilt kommentera förslaget utifrån. Frågorna handlar om pågående processer i förvaltningarna, om geografiska eller tematiska områden som är viktiga för kraftsamlande insatser, om möjligheterna i föreslagen samordningsstruktur samt om vilken nämnd eller bolag som bör få en samordnande roll.

Serviceförvaltningen har tagit fram ett förslag till yttrande över remissen. 

E4 SQL har använts för hantering och lagring av driftmediastatistik för uppföljning av driftmedia, energi och vatten, i stadens fastigheter under åren 2007–2022. Den information som ska bevaras och som behövs för den dagliga verksamheten har migrerats från E4 till det nya systemet Mestro. Den resterande informationen går antingen inte att verifiera eller bedöms inte ha ett bevarandevärde. Informationen i systemet bör därför gallras.

Enligt §7 i Föreskrifter för den kommunala arkivvården i Malmö stad beslutar varje nämnd efter godkännande av stadsarkivarien om gallring av handlingar, förutsatt att gallringen inte regleras av lag eller förordning.

Serviceförvaltningen har tagit fram ett förslag till beslut att gallra informationen i IT-systemet E4. Stadsarkivarien har godkänt förslaget till gallringsbeslut 2023-10-23.

Servicenämnden har fått in ett Malmöinitiativ från en medborgare som föreslår att Malmö stad ska ställa krav på solceller vid omfattande nybyggnation och renoveringsprojekt.

Serviceförvaltningen har tagit fram ett förslag till yttrande som svar.

Malmöinitiativet är en e-tjänst där Malmöbor (personer i alla åldrar som är folkbordförda i Malmö) kan lämna in förslag till Malmö stad. Initiativ som får fler än 100 röster tas upp och behandlas av respektive ansvarig politisk nämnd. Efter nämndens beslut kommer moderatorn för Malmöinitiativ att skicka nämndens beslut och yttrande till initiativtagaren och publicera handlingarna på Malmö stads sida för Malmöinitiativ.

Stadsbyggnadsnämnden har skickat Remiss om Samråd för Detaljplan för del av fastigheten Hyllie 4:3 m.fl. i Hyllievång i Malmö (Dp 5775) till servicenämnden för yttrande. Syftet med detaljplanen är att göra det möjligt att uppföra ny bebyggelse i form av bostäder och mobilitetshus samt centrumverksamhet och nätstation. Detaljplanen ska också möjliggöra ombyggnad av Pildammsvägen till en mer stadsmässig gata i dess sträckning längs med planområdet.

Förvaltningen har tagit fram ett förslag till yttrande. Servicenämnden ställer sig positiv till detaljplanens syfte och har inga invändningar mot förslaget.

Stadsbyggnadsnämnden har skickat Remiss om Samråd för Detaljplan för del av fastigheten Limhamn 155:507 m.fl. i Kalkbrottet i Malmö (Dp 5726) till servicenämnden för yttrande. Syftet med detaljplanen är att möjliggöra ny blandad stadsbebyggelse i området, samt att genom nya gator förbinda närliggande områden med varandra. Bebyggelsen ska utgöras av både småhus och flerbostadshus och inslag av närservice ska finnas. Syftet är även att skapa en park som både ska fungera till rekreation och till att fördröja dagvatten och skyfall.

Förvaltningen har tagit fram ett förslag till yttrande. Servicenämnden ställer sig positiv till detaljplanens syfte men poängterar vikten av att begränsa ogynnsam inverkan på Kalkbrottets förskola.

Servicenämnden tar vid varje sammanträde del av dokument som anmäls till nämnden:

• Månadsrapport av pågående investeringsärenden som beslutas av kommunstyrelse och kommunfullmäktige
• Sammanställningar av delegationsbeslut som anmäls till nämnden i enlighet med 6 kap 37–40 §§ i kommunallagen (2017:725) och nämndens delegationsordning
• Inkomna skrivelser såsom beslut fattade av kommunfullmäktige, kommunstyrelsen eller andra nämnder.