Möte 2023-01-11

Servicenämnden föreslås inrätta ett arbetsutskott. Arbetsutskottets uppgift är att besluta om ärenden på servicenämndens delegation samt bereda ärenden inför servicenämndens sammanträden. I ärendet beskrivs ett förslag till arbetsformer för arbetsutskottet.
Arbetsutskottet föreslås bestå av tre ledamöter, varibland en är tillika ordförande och en är tillika vice ordförande, samt tre av ersättare. Dessa ledamöter och ersättare nomineras av de förtroendevalda i nämnden.

Förvaltningen har tagit fram ett förslag på sammanträdestider för servicenämnden och servicenämndens arbetsutskott för år 2023. Beslut om preliminära tider togs på servicenämndens sammanträde den 22 november 2022. Serviceförvaltningen föreslår nu en sammanträdesplan med ett antal ändringar jämfört med det beslutet om preliminära tider.

- Nämndsammanträdet den 12 december flyttas fram till den 19 december eftersom den 12 december skulle bli för nära i tid efter sammanträdet den 28 november.
- Som en följd därav flyttas arbetsutskottets sammanträde den 30 november fram till den 7 december.
- Arbetsutskottets sammanträde den 17 augusti flyttas fram till den 24 augusti för att möjliggöra handläggares förberedande arbete med nämndärenden i augusti.
- Arbetsutskottets sammanträde den 7 februari flyttas till den 9 februari och arbetsutskottets sammanträde den 19 september flyttas till den 20 september i syfte att ge större flexibilitet för tidpunkterna för partiernas gruppmöten.

Servicenämndens ledamöter och ersättare kommer med anledning av sitt uppdrag i servicenämnden att få utbildning i bland annat kommunal juridik, ekonomi, HR, verksamhet, kvalitetsarbete, offentlighet och sekretess under våren 2023. Utbildningarna kommer att hållas av serviceförvaltningen respektive stadskontoret.

Kommunallagen (2017:725) medger rätt till nämnden att delegera beslutanderätt till exempelvis utskott, direktör eller tjänsteperson som är underordnad nämnden. De beslut som delegeras samlas i delegationsordningen som anger beslutstyp, delegat samt huruvida beslut ska redovisas tillbaka till nämnden.

Delegationsordningen revideras en gång om året samt inför varje ny mandatperiod utifrån lagändringar, organisationsförändringar eller önskemål från förvaltningens verksamheter. Inför denna revidering har en total översyn gjorts av delegationsordningen för att säkerställa att alla verksamheters beslut är representerade samt att det finns tydlighet gentemot delegater vad som ingår i beslutsrätten. Översynen har resulterat i att ett antal beslut har tagits bort med motivering att de är att bedöma som verkställighet, beslut har lagts till för att skapa smidigare förutsättningar i beslutsfattande samt språkliga justeringar har gjorts för att skapa tydlighet.

Vid kontakter med myndigheter och företag efterfrågas ofta vem som har rätt att företräda nämnden/förvaltningen (motsvarande firmatecknare). Detta gäller allt från överenskommelser om övergripande projekt till enskilda avtal och ansökningar. I kommunallagen finns inte begreppet ”firmatecknare”, utan vem som har rätt att teckna avtal och skriva under handlingar med mera styrs ofta av reglementen och delegationsordningar. För att underlätta detta föreslås att nämndens ordförande och vice ordförande samt förvaltningsdirektör och ekonomichef erhåller rätt att företräda nämnden/förvaltningen för att underteckna avtal, ansökningar och liknande handlingar samt ärenden där namngiven ansvarsförbindelse förväntas. Vid servicedirektörens eller ekonomichefens frånvaro föreslås deras respektive tillförordnade ersättare ges samma rätt.

I arbetsmiljölagen (1977:1160) finns regler om att förebygga ohälsa och olycksfall i arbetet och att även i övrigt uppnå en god arbetsmiljö.

Servicenämnden är anställningsmyndighet och har arbetsmiljöansvar för serviceförvaltningens medarbetare och chefer. Det innebär att nämnden ska bedriva sin verksamhet enligt gällande arbetsmiljölagstiftning, Malmö stads personalpolicy och Malmö stads arbetsmiljöprocess samt ansvara för att det systematiska arbetsmiljöarbetet följs upp.

Servicenämnden föreslås fördela arbetsmiljöuppgifterna till servicedirektören som i sin tur fördelar till underställda chefer på det sätt som är lämpligt och praktiskt.

Enligt Malmö stads attestreglemente ska attestförteckning (kontrollrapport) beslutas av nämnden vid början av en ny mandatperiod eller vid större organisatoriska förändringar. Attestinstruktionen utgör servicenämndens nämndspecifika tillämpningsanvisningar.

I riktlinjer för ekonomi, som antas årligen som en del av kommunfullmäktiges budget, formuleras hur Malmö stads ekonomiska styrning ska fungera för att skapa en god ekonomisk hushållning. Här beskrivs att nämnder och bolag ska, som i ett steg i att bedriva en välfungerande och effektiv verksamhet, upprätta interna riktlinjer för ekonomisk styrning. I bifogad rapport ”Riktlinjer för ekonomisk styrning” beskrivs ansvars- och befogenhetsfördelningen mellan servicenämnden och serviceförvaltningen.

Förvaltningen har vid nämndsammanträdet inget ytterligare att informera om efter de föredrag om verksamheterna som givits inom ramen för nämndens uppstarts- och utbildningskonferens under gårdagen och förmiddagen, den 10-11 januari 2023. Föredrag om dagens beslutsärenden är noterade i respektive paragraf.