Möte 2024-06-18

Louise Strand, servicedirektör, informerar om:

• Förvaltningen förbereder inför en heldag för nämnden den 25 september. Mer information kommer. 
• IT och Digitalisering har fått diplom för årets miljöinsats för sitt arbete med att byta ut switchar på stadens grundskolor. Det ledde till en minskad energianvändning om 360.000 kWh/år. I sommar görs motsvarande arbete inom gymnasieskolorna. 
• Mattias Brage har anställts som ny kommunikationschef och tillträder den 20 januari 2025.
• Flera delar av förvaltningens verksamheter tar i sommar emot ungdomar i satsningen Ung i sommar. Det finns enligt uppgift ca 250 platser. 
• Kommunfullmäktiges beslut § 97 Uppdrag budget 2023 - Inventera vilka modeller för internt köp och sälj som tillämpas i Malmö stad samt utvärdera ändamålsenligheten för sådana styrmodeller. Fullmäktige har fattat beslut om tolv uppdrag och flera av dessa berör servicenämnden. Bland annat att utreda om helhetsansvaret för drift- och underhåll av allmän platsmark bör ligga under en och samma nämnd. Andra utredningar berör skolmåltider, skolskjuts och färdtjänst. Förvaltningen inleder nu utredningsarbetet tillsammans med andra berörda förvaltningar. 

Johanna Malm, avdelningschef för kommunteknik, informerar om upptäckten av en anställds förfalskade körkort som ledde till arbetsrättsliga åtgärder.

Budgetskrivelsen är servicenämndens information till kommunstyrelsen när de bereder förslag till budget till kommunfullmäktige. Kommunfullmäktiges budget gäller för budgetåret 2025 med plan för 2026–2027. Investeringarna gäller året 2025 med plan 2026–2030.

Utredningsuppdrag om utökad lokalvård inom Städservice

Inom Malmö stad finns idag tre alternativ för att utföra lokalvård som stadens förvaltningar kan välja mellan - antingen tillhandahålls lokalvård från serviceförvaltningen, ombesörjs av den egna förvaltningen eller upphandlas av en extern leverantör. Över tid har ett antal utmaningar identifierats med externa leverantörer, vilket har lett till att staden under senare år varit tvungen att säga upp avtal med externa leverantörer.

Genom att öka omfattningen av lokalvård i serviceförvaltningens regi ges möjlighet att skapa arbetstillfällen för personer som idag står utanför arbetsmarknaden, vilket i sin tur kan sänka stadens kostnader för försörjningsstöd. En samlad organisation underlättar också utveckling och planering av lokalvård i staden och säkerställer en god arbetsmiljö och goda arbetsvillkor i en för övrigt prispressad bransch.

Enligt förslaget till budgetskrivelse avser servicenämnden att återkomma till kommunstyrelsen i frågan längre fram. Servicenämnden föreslås utöver att godkänna budgetskrivelsen också att ge förvaltningen i uppdrag att utreda och återkomma med förslag på hur en utökning av lokalvård i serviceförvaltningens regi kan genomföras.

Servicenämnden har i Riktlinjer för IT och digitalisering (KF 2021-03-31 § 100) fått i uppdrag att ta fram en flerårig utvecklingsplan utifrån förvaltningarnas behov. Inriktningen i planen kan sammanfattas med ett ökat fokus på kompetens och implementering jämfört med tidigare utvecklingsinsatser där nyetablering av teknologier har varit i fokus. IT- och cybersäkerhet har också en framträdande roll i utvecklingsplanen. För att förverkliga insatser och aktiviteter krävs en utökad ram som äskas separat i budgetskrivelsen. Den goda grund som byggts upp under åren i form av teknologier och digitaliseringskompetens, förutsätter att man i förvaltningarna tillförs eller frigör resurser åt verksamhetsnära digitalisering och ett ökat nyttjande av kommungemensamma plattformar och tjänster. Först då kan vi se de stora effekterna i staden, för såväl medarbetare som invånare.

Arkivredovisningen för servicenämnden innehåller en klassificeringsstruktur, en arkivbeskrivning och gallringsbeslut gällande alla nämndens allmänna handlingar som inte omfattas av Malmö Stads arkivhandbok. Arkivredovisningen för servicenämnden beslutades senast 2021-10-26 och har nu reviderats för att ännu bättre spegla serviceförvaltningens verksamheter och processer.

Arkivredovisningen reglerar, tillsammans med Malmö Stads arkivhandbok, hanteringen av all information som inkommer, upprättas och förvaras på serviceförvaltningen. Arkivredovisningen gör det möjligt att förstå sambandet mellan verksamhet och handling, överblicka handlingsbeståndet, söka och ta fram allmänna handlingar och reglerar var informationen ska förvaras och om den får gallras.

De förändringar som gjorts består i tillägg av processer och handlingstyper, samt viss justering av gallringstider. Denna revidering har även varit en del i projektet med att implementera arkivredovisningens klassificeringsstruktur i kommunens ärende- och dokumenthanteringssystem Platina, som ska ses som en viktig vidareutveckling av stadens digitala dokument och ärendehantering.

Stadsarkivarien har enligt gällande regelverk godkänt gallringsfrister i servicenämndens arkivredovisning version 4 innan den tas upp för beslut i servicenämnden.

Malmö stad har av regeringskansliet erbjudits att lämna ett yttrande med synpunkter på betänkandet En ny beredskapssektor – för ökad försörjningsberedskap. Stadskontoret har begärt att servicenämnden lämnar ett yttrande som blir en av grunderna till Malmö stads yttrande över remissen.

I betänkandet lämnas förslag på en ny beredskapssektor Industri, bygg och handel, utöver de tio som i dag omfattas av förordning (2022:524) om statliga myndigheters beredskap. Skälet till att ytterligare en sektor bör tillskapas är att det nuvarande beredskapssystemet saknar tre viktiga samhällsfunktioner. Den föreslagna sektorn är avgränsad, specifik och omfattar viktiga samhällsfunktioner med beroendeförhållanden dem emellan.

Serviceförvaltningen har tagit fram ett förslag till yttrande över remissen.

Servicenämnden tar vid varje sammanträde del av dokument som anmäls till nämnden:

• Månadsrapport av pågående investeringsärenden som beslutas av kommunstyrelse och kommunfullmäktige
• Sammanställningar av delegationsbeslut som anmäls till nämnden i enlighet med 6 kap 37–40 §§ i kommunallagen (2017:725) och nämndens delegationsordning
• Inkomna eller upprättade handlingar såsom protokoll från kommunfullmäktige, kommunstyrelsen, andra nämnder, arbetsutskottet och förvaltningsrådet.