Möte 2023-01-10

Förskolenämnden fastställer den politiska organisationen. Förskolenämnden föreslås inrätta ett arbetsutskott som behandlar ärenden som nämnden delegerat till utskottet i nämndens delegationsordning. Arbetsutskottet föreslås bestå av tre ledamöter samt tre ersättare. Utskottens sammanträden föreslås genomföras digitalt.

Förskolenämnden har föreslagits att besluta om en politisk organisation med arbetsutskott bestående av tre ordinarie ledamöter och tre ersättare. I detta ärende ska nämnden besluta om vilka av nämndens förtroendevalda som ska väljas till ledamöter och ersättare i arbetsutskottet.

Vid sammanträdet kommer ett förslag att läggas fram rörande val av tre ledamöter, varav en ordförande, en vice ordförande och en andre vice ordförande, samt tre ersättare till arbetsutskottet.

Vid kontakter med myndigheter och företag efterfrågas ofta vem som har rätt att företräda nämnden/förvaltningen. Detta gäller allt från överenskommelser om övergripande projekt till enskilda avtal och ansökningar av allehanda slag.

I kommunallagen finns inte begreppet ”firmatecknare”, utan vem som har rätt att teckna avtal och skriva under handlingar m.m. styrs ofta av reglementen och delegationsordningar. För att underlätta detta föreslås att nämndens ordförande, 1:e vice ordförande, förskoledirektör och ekonomichef två i förening erhåller rätt att företräda nämnden/förvaltningen för att underteckna avtal, ansökningar och liknande handlingar samt ärenden där namngiven ansvarsförbindelse förväntas.

Förskolenämndens Riktlinjer för ekonomisk styrning utgör ett nämnds- och förvaltningsanpassat komplement till Malmö stads riktlinjer för ekonomi, andra nämndspecifika ekonomiska regelverk samt övriga anvisningar för budget och uppföljning. De innehåller ansvars- och befogenhetsfördelningen mellan nämnd och dess förvaltning.

Riktlinjerna har reviderats för att tydliggöra skolchefens ansvar gentemot förskolenämnden. I samband med revideringen sker även en uppdatering av förteckningen över förskolenämndens och förskoleförvaltningens budgetansvar.

Förskoleförvaltningen föreslår att förskolenämnden godkänner den reviderade versionen av Riktlinjer för ekonomisk styrning

Förändringar i ansvarsområden medför förändringar i attestinstruktionen. Attestinstruktionen visar vem som är ansvarig för beslut som får ekonomiska konsekvenser. Attestinstruktionen reglerar vilken nivå ekonomiska beslut får fattas på och är en del av nämndens interna kontroll.

Varje nämnd utser besluts- och behörighetsattestanter samt ersättare för dessa. Uppgifterna sammanställs i en attestförteckning för respektive verksamhetsområden och nämnden ska vid behov upprätta kompletterande tillämpningsanvisningar. I attestförteckningen sammanställs besluts- och behörighetsattestanter samt ersättare för dessa och förskolenämnden ansvarar för att den hålls aktuell.

Förskoleförvaltningen föreslår förskolenämnden att godkänna Attestinstruktion Förskoleförvaltningen.

Förskolenämnden är anställningsmyndighet och har som sådan det yttersta arbetsmiljöansvaret för förskoleförvaltningens medarbetare och chefer. Detta innebär att nämnden ska bedriva sin verksamhet enligt gällande arbetsmiljölagstiftning, Malmö stads personalpolicy och arbetsmiljöprocessen samt ansvarar för att det systematiska arbetsmiljöarbetet följs upp. För att kunna leva upp till kraven föreslås nämnden fördela arbetsmiljöuppgifterna till verksamheten. Förskolenämnden föreslås att fördela arbetsmiljö-uppgifterna till förskoledirektören som i sin tur fördelar till underställda chefer.

Enligt kommunallagen 6 kap. 25 § 1 st. ska en nämnds sammanträden hållas inom stängda dörrar vilket innebär att åhörare inte är tillåtna på nämndens möten. Detta gäller under förutsättning att det inte fattats beslut om att hålla öppna sammanträden, vilket förskolenämnden inte har gjort. I KL 6 kap. 25 § 3 st. framgår också att sammanträden alltid ska hållas inom stängda dörrar om ärenden avser myndighetsutövning eller om ärenden omfattar sekretess.

Förskolenämndens reglemente (§ 28) ger förvaltningschefen permanent närvarorätt vid nämndens sammanträden. Förskoleförvaltningen anser att det finns behov av ett beslut om närvarorätt även för andra berörda tjänstepersoner på nämndens sammanträden. Det kan handla om ansvariga chefer, tjänstepersoner som ska presentera ett ärende eller vara tillgängliga för att svara på frågor, inbjudna gäster från lärosäten eller andra förvaltningar eller medarbetare som går ledarskapsprogram i vilket det ingår att delta i nämndens sammanträde. Nämnden föreslås därför besluta om en sådan närvarorätt.

Förskolenämnden ska årligen fastställa tidplan för sammanträden i nämnden samt dess utskott. Förvaltningen har tagit fram en preliminär sammanträdesplan för 2023. Förskolenämnden godkände under hösten 2022 sammanträdestider för 2023. Eftersom det är en ny mandatperiod tas sammanträdestiderna upp för beslut på nytt och fastställas vid det konstituerande mötet.

Förskolenämndens ledamöter och ersättare kommer under våren 2023 att få introduktionsutbildning utifrån förskolenämndens uppdrag och ansvarsområden. Introduktionsutbildningen består av ett kortare digitalt utbildningstillfälle, ett tvådagars-internat samt fyra heldagsutbildningar under våren 2023. Förslag på datum föreligger.

Utöver utbildningstillfällen från förskoleförvaltningen erbjuds samtliga förtroendevalda i Malmö stad introduktionsutbildning av stadskontoret. Utbildningen består av tre delar där varje del erbjuds vid tre alternativa datum.

Program och mer ingående information om utbildningarna kommer att delges nämnden inför tillfällena.

Förskoledirektör Serene Rosberg informerar.

Nämndsekreteraren ger praktisk information.

Sigrid Andersson, förvaltningsjurist, informerar om dataskydd samt offentlighet och sekretess.