Möte 2021-11-24

Heléne Kihlström och Barbro Johansson vid avdelningen för kvalitet och utveckling på Gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen kommer att informera om Projektet Modern Systemmiljö.

Projektet har till syfte att upphandla och implementera en ersättare till nuvarande databas Extens och dess nuvarande tillhörande elevadministrativa moduler.

Målsättningen är ett tidsenligt, modernt och användarvänligt systemstöd för elevadministration som:

• Erbjuder elever, vårdnadshavare medborgare och medarbetare tjänster och processer som är säkra, lättillgängliga och transparenta.
• är ett system som är flexibelt för framtida behov, det ska vara lätt att kombinera system, e-tjänster och andra verktyg.
• tillvaratar möjligheter med artificiell intelligens, automatisering och robotisering för att bidrar till minskade manuella processer som orsakar kvalitetsbrister och ineffektivitet.
• underlättar de administrativa processernas användarvänlighet och tillgång till information för att skapa bättre förutsättningar för kvalitativa underlag samt förbättrad servicenivå.

Det är ett förvaltningsgemensamt projekt där arbetet är upplagt kring de processer som är gemensamma och de som är unika med fokus på elev, vårdnadshavare och kollegors användarresa i det blivande systemet.

Projekt kommer på något sätt att beröra en tredjedel av Malmö Stads invånare, ett projekt som har fokus på elevens, vårdnadshavaren och medarbetarnas resa genom ett system.

Annie Molinder, enhetschef på placeringsenheten, återrapporterar kring förändrade regler för byte av förskoleplats.

Förskolenämnden beslutade 2020-11-18 § 134 om revidering av regler för byte av förskoleplats och gav även då förvaltningen i uppdrag att återkomma med en återrapport till nämnden rörande effekterna av revideringen senast november 2021.

I ärendet presenteras förslag på Upphandlingsplan 2022–2023 för förskolenämnden. I budget 2018 beslutade kommunfullmäktige att samtliga nämnder ska redovisa aktuell inköpsstatistik, planerade upphandlingar (över tröskelvärdet) och hållbarhetskrav samt behov av innovativa inköpslösningar. Denna plan ligger till grund för stadens gemensamma planering av strategiskt viktiga inköpsprojekt, vilken kommer att antas i kommunstyrelsen årligen med start 2022.

Förskolenämndens inköp görs nästan uteslutande från avtal. Inköpsstatistik från år 2020 visar att förvaltningens verksamhet har en god ramavtalstrohet.

Nämnden planerar inga egna upphandlingar över tröskelvärdet under perioden 2022-2023, utan deltar i stadskontorets kommunövergripande ramavtalsupphandlingar.

Förskoleförvaltningen föreslår att förskolenämnden godkänner Upphandlingsplan 2022-2023.

I ärende (STK-2020-299) föreslår Anders Skans (V) i en motion att kommunstyrelsen ska ta fram nya regelverk för alla nämnders internbudgetar, där politiska beslut avgör fördelningen av de ekonomiska resurserna.

I det förslag till budget för Malmö stad 2022 som kommunstyrelsen beslutade om (STK-2021-75) framgår det att riktlinjerna för ekonomi kompletteras i enlighet med redogörelsen i ovan ärende (STK-2020-299).

Mot bakgrund av ovan revideras Riktlinjer för ekonomisk styrning (FSKF-2019-21774) och ersätts av en uppdaterad version Riktlinjer för ekonomisk styrning.

Förskolenämndens Riktlinjer för ekonomisk styrning utgör ett nämnds- och förvaltningsanpassat komplement till Malmö stads riktlinjer för ekonomi, andra nämndspecifika ekonomiska regelverk samt övriga anvisningar för budget och uppföljning. De innehåller ansvars- och befogenhetsfördelningen mellan nämnd och dess förvaltning.

Förskoleförvaltningen föreslår att förskolenämnden godkänner den reviderade versionen av Riktlinjer för ekonomisk styrning

KPMG har på uppdrag av stadsrevisionen granskat kommunens systematiska brandskyddsarbete (SBA). Syftet med granskningen har varit att bedöma om kommunstyrelsen, servicenämnanden, funktionsstödsnämnden, förskolenämnden och hälsa-, vård- och omsorgsnämnden säkerställer ett systematiskt brandskyddsarbete utifrån gällande regelverk. Granskningen syftade även till att bedöma om kommunstyrelsen uppfyller sin uppsiktsplikt när det gäller det systematiska brandskyddsarbetet i Malmö Stad.

Stefana Hoti (MP) och Måns Berger (MP) har lämnat en motion till kommunfullmäktige om ökad demokrati och inflytande för Malmöborna. Motionen har skickats på remiss till bland annat förskolenämnden. Två förslag i motionen berör förskolenämnden: 1) att kommunstyrelsen får i uppdrag att samordna medborgardialoger inom staden; och 2) att samtliga nämnder öppnar upp sina nämndsammanträden för allmänheten. Förskolenämnden föreslås ställa sig positiv till motionens intention, men föreslå kommunfullmäktige att anse det första förslaget besvarat med hänvisning till att det redan pågår ett arbete inom staden gällande samordning av medborgardialoger. Förskolenämnden föreslås även föreslå kommunfullmäktige att avslå det andra förslaget med motiveringen att frågan behöver utredas vidare.

Föreliggande förslag till detaljplan syftar att möjliggöra utbyggnad av Sege industriområde samt att bekräfta befintlig verksamhet inom fastigheten. Verkställande av detaljplaneförslaget bedöms varken påverka behovet av förskoleplatser eller befintliga förskoleverksamheter. Förskolenämnden föreslås därmed ställa sig positiv till planförslaget utan att tillägga några särskilda synpunkter.

Syftet med granskningen var att undersöka hur beslutade rutiner om att motverka korrupt beteende efterföljs på chefsnivå. Granskningen visar att det finns god kännedom om chefers ansvar. Viss avvikelse har konstaterats vid introduktion av nyanställda. Under första halvåret togs ett presentationsmaterial fram i syfte att stödja chefer i dialogen med ledningsgrupper och medarbetare. Rutinerna har diskuterats eller kommer att diskuteras i förvaltningens ledningsgrupper under året.

Syftet med granskningen är att kontrollera i vilken utsträckning incidenter och krisövningar genererar förändringar av arbetssätt och bättre efterlevnad av rutiner för ökad säkerhet. Av granskningen framkommer att det saknas tillräckligt med underlag för att veta om det sker ett lärande efter oönskade händelser. Under nästa år behöver rutinen för dokumentation och krishantering ses över för att förtydliga hur dokumentation bör ske.

Medarbetare i Malmö stad ska registrera frånvaro via självservice i HR-systemet Personec (HRutan). Närmaste chef är ansvarig för att följa upp att frånvaron registrerats i HR-systemet.

Granskningen genomfördes under 2 mätveckor där slumpmässigt utvalda chefer noterat medarbetares oplanerad frånvaro såsom sjukdom och vård av barn. Uppgifterna i underlagen stämdes sedan av med medarbetarens frånvaroregistrering i HR-systemet. Under mätveckorna dokumenterades 243 frånvaroposter (sjukdom och vård av barn) och i granskningen hittades 13 avvikelser. I 9 av avvikelserna stämmer uppgifterna i chefens underlag inte överens med medarbetarens registrering i HR-systemet. I 4 av avvikelserna saknas medarbetarens frånvaroregistrering i HR-systemet.

Granskningen visar på en avvikelse på 5,3%. Det kan konstateras att det, från 2020 till 2021, skett en minskning av antalet avvikelser från 8,9% till 5,3%.

Enligt Malmö stads gemensamma rekryteringsprocess så ska två eller flera referenser tas på slutkandidater. Förskoleförvaltningen en rutin i samband med rekrytering och referenstagning som utgör ett komplement och ett förtydligande av Malmö stads gemensamma rekryteringsprocess och som gäller vid all rekrytering till förskoleförvaltningen.

Granskningen avseende referenstagning gjordes från ett urval av 50 rekryteringsprocesser under 5-månader. Av 50 utskickade enkäter inkom 38 svar. Resultatet visar att i 65,8 procent av rekryteringarna följdes rutinen med två eller fler referenspersoner. I 18,4 procent har en referensperson kontaktats och i 15, 8 procent har inga referenser tagits i den specifika rekryteringen. Flertalet svar angående varför referenser ej tagits visar att personerna som anställts redan har haft vikariat eller varit kända på samma enhet sedan tidigare. En stor del av tagna referenser utgörs av nuvarande och tidigare chefer, vilket är i enlighet med Malmö Stads och förskoleförvaltningens rutiner kring referenstagning. Det framgår även att referenstagningen i samtliga fall har utförts av en ledningsfunktion inom förvaltningen eller HR som deltagit på intervjuer.

Det finns en risk för att anställda har otillåtna bisysslor på grund av att de inte anmäls, vilket kan leda till jävssituationer, förtroendeskada eller att arbetet inte kan utföras på ett bra sätt.

Förskolenämnden har genomfört en granskning som en del av en kommungemensam granskning genom att besvara frågor angående förvaltningens interna styrdokument, rutiner och hantering. Dessutom har antalet anmälda bisysslor granskats genom ett urval. Resultatet av granskningen visar att Malmö stads rutin följs och att det inte finns interna styrdokument eller riktlinjer. Av 42 medarbetare som bevarade frågan om de har någon bisyssla var det 2 som svarade ja. Åtgärd som förslås är att staden möjliggör digital anmälan av bisyssla. Därutöver föreslås inom förskolenämnden att årligen påminna cheferna om att fråga om eventuell bisyssla ställs vid medarbetarsamtalet.

Under 2022 kommer det att hållas två utbildningsdagar för förskolenämnden. Utbildningsdagarna föreslås genomföras den 12 april och 2 juni. Dessa kommer att vara heldagar med verksamhetsbesök under eftermiddagen. Det planeras även att hållas en budgetkonferens den 22 november i samband med nämndsammanträdet. Mer information om innehållet för dagarna kommer att skickas ut via mejl när det närmar sig.

Moderaterna har inkommit med ett nämndinitiativ gällande hedersrelaterad problematik i Malmös förskolor.