Möte 2018-12-12

Förskoleförvaltningen har upprättat kvalitetsrapporten Lägesbedömning 2018 vilken syftar till att ge en bild av kvaliteten inom den kommunala förskoleverksamheten och annan pedagogisk verksamhet.

Grundskolenämnden har bett förskolenämnden att se över möjligheterna att erbjuda plats för elever i förskoleklass och grundskola inom den omsorgsverksamhet som förskolenämnden bedriver på kvällar och helger. Förskolenämnden har sett över möjligheterna att integrera skolbarn i den befintliga OB-verksamheten och har gjort bedömningen att det för närvarande saknas förutsättningar för att kunna göra det.

Av 14 kap. 1 § skolförordningen (2011:185) framgår att ett bidrag till enskilda huvudmän för förskola eller pedagogisk omsorg ska fastställas per kalenderår. Bidraget ska grunda sig på hemkommunens budget för det kommande budgetåret och beslutas före kalenderårets början.

För barn som börjar i utbildning eller annan pedagogisk verksamhet under kalenderåret ska hemkommunen besluta bidraget omgående.

Förskolenämndens resursfördelningsmodell syftar till att ge huvudmän möjlighet att erbjuda en likvärdig skola. I modellen regleras fördelning av grundbeloppet i form av grundersättning, strukturersättning samt ersättning för lokalkostnader. Därutöver regleras ersättning till fristående verksamheter för administrativa kostnader och mervärdesskatt.

På grund av att det har hållits allmänna val i Sverige under 2018 har det inneburit att beslut om förskolenämndens budget kommer beslutas av en ny förskolenämnd. Det innebär att bidrag i form av grundbelopp för 2019 kommer baseras på ersättningarna enligt 2018 års tilldelade kommunbidrag till dess att 2019 års budget är beslutad av förskolenämnden. Efter att budget 2019 är beslutat i förskolenämnden kommer en justering mellan erhållen ersättning och ersättning enligt budget 2019 att regleras retroaktivt från januari 2019.

Malmö stad beslutade 2016 om en gemensam process för kompetensförsörjning. Det innebär att förvaltningarna kan arbeta på ett gemensamt och strukturerat sätt kring kompetensförsörjning i Malmö stad. Kompetensförsörjningsprocessen, som också är ett ledningssystem, syftar till att säkerställa att Malmö har rätt kompetens på kort och lång sikt för att klara våra uppdrag och nå uppsatta mål.

Utifrån den gemensamma kompetensförsörjningsprocessen har förskoleförvaltningen identifierat och analyserat kompetensgapet på kort och lång sikt samt tagit fram kort- och långsiktiga mål och planer för att åtgärda detta. Kompetensgap och planer aggregeras till förvaltningsnivå och rapporteras till förskolenämnden och vidare till stadskontoret, som i sin tur aggregerar till kommunstyrelsen.

Rapporten sammanställs en gång årligen och har detta år fokus på den kvantitativa uppföljningen, 2019 planeras en kvalitativ uppföljning.

Förvaltningen konstaterar att andelen deltidsanställda har minskat inom yrkesgrupperna köksbiträde och lokalvårdare men ökat inom yrkesgruppen kock/kokerska sedan mätpunkten i oktober 2017. Förvaltningen behöver fortsatta arbetet med att minska andelen deltidsanställda, främst inom yrkesgruppen köksbiträde.

Närmaste chef är ansvarig för att varje medarbetare arbetar utifrån ett korrekt schema.
‎Granskningen har skett genom ett slumpmässigt urval av 40 medarbetares schema. Alla
‎utbildningsområden finns representerade i urvalet. I urvalet finns yrkeskategorier såsom förskollärare, pedagog, kock/köksbiträde och barnskötare.
‎
‎Totalt har 37 schema granskats och av dessa är 10 medarbetare förskollärare, 10 medarbetare är barnskötare, 9 medarbetare är pedagoger och 8 medarbetare är kockar/köksbiträde.

Föreligger förslag till beslut avseende genomförd uppföljning av internkontrollplan: registerkontroll. Internkontrollmomentetet består av granskningar av att utdrag ur belastningsregistret lämnas innan anställning erbjuds eller tilldelas inom förskoleverksamhet eller barnomsorg.
‎
‎Utifrån de 30 utvalda anställningar har granskningen påvisat att 14 stycken har följt förvaltningens rutin vid utdrag av belastningsregistret. 10 stycken har uppvisat belastningsregister efter det att avtalet skrivits under men innan anställningsdatum. 6 stycken har inte uppvisat belastningsregister eller har det uppvisats men då efter avtalet skrivits under och efter att anställningen påbörjats.
‎
‎Resultatet av granskningen visar på att det finns brister i förskoleförvaltningens rutin avseende registerkontroll. Granskningen visar på att det finns ett behov av att uppdatera den befintliga rutinen.

Föreligger förslag till beslut avseende genomförd uppföljning av internkontrollplan: introduktion. Internkontrollmomentetet består av granskningar av arbetsplatsförlagd – och förvaltningsgemensam introduktion för nyanställda medarbetare under perioden 180101-180831.
‎
‎Resultatet av granskningen visar på att cheferna i stor utsträckning genomför välkomstsamtal och arbetsförlagd introduktion med nyanställda medarbetare. Detta synliggörs i såväl chefernas som medarbetarnas svar. Det framgår även att medarbetarna i hög grad upplever att anställande chef informerar kring rutiner, ordningsregler och hur registrering av frånvaro ska hanteras.
‎
‎Vidare kan det konstateras att cheferna i mindre utsträckning använder sig av checklistan för nyanställd medarbetare. Effekten av att inte använda checklistan kan skapa sämre förutsättningar för den enskilda medarbetaren att hantera uppdraget inom förskolan.
‎
‎Syftet med förvaltningsgemensam introduktion är att den nyanställda medarbetaren får en förståelse kring Malmö stads och förskoleförvaltningens verksamhet och mål. Resultatet av granskningen påvisar att den förvaltningsgemensamma introduktionen inte genomförs enligt rutin, då endast 30 % av medarbetarna svarat att de deltagit i denna form av introduktion. Konsekvensen av utebliven förvaltningsgemensamma introduktion kan leda till sämre förut-sättningar för den enskilda medarbetaren att förstå sin roll i den politiskt styrda organisationen samt förskoleförvaltningens verksamhet och mål.
‎

Föreligger förslag till beslut avseende genomförd uppföljning av internkontrollplan: felrekrytering/referenstagning. Internkontrollmomentetet består av granskningar av referenstagning.
‎
‎Resultatet av granskningen visar att rutinen vid referenstagning inte alltid efterlevs.
‎Det framgår även att det inte alltid är anställande chef som utför referenstagningen, i en del fall är det biträdande förskolechef/sektionschef som utför referenstagningen. Effekterna av att inte ta tillräckliga referenser kan vara stora, både för verksamheten och individen men också ekonomiskt.

‎Sammanfattningsvis är resultatet tillfredställande då referenstagningen i samtliga fall har utförts av en ledningsfunktion inom förvaltningen.
‎Beträffande dokumentationen av referenstagningen kan resultatet påvisa att rutinen följs i mindre utsträckning.

Granskningen av utvalda arbetsplatser har gjorts av de administrativa teamen samt av receptionen under oktober månad. Vid granskningen kontrollerades om kontaktuppgifter i stadens hänvisningstjänst CMG Office Web och på Komin är korrekta. Granskningen visar att det finns flera brister gällande kontaktuppgifter, framför allt när det gäller CMG Office Web. Det finns heller inga fungerande instruktioner för hur ändringar ska göras i CMG Office Web. Detta behöver tas fram gemensamt för hela staden.

Förskoleförvaltningen har tagit fram anvisningar för hur medarbetarna kan uppdatera sina kontaktuppgifter på Komin. Det finns emellertid ingen övergripande rutin gällande hur alla medarbetare ska uppdatera sina kontaktuppgifter på Komin eller i CMG Office Web.

Förskoleförvaltningens anvisningar för uppdatering av kontaktuppgifter bör läggas till i introduktionsmaterial för nya medarbetare, så att de blir lättare att hitta.

En förteckning över inkomna anmälningar till huvudmannen avseende kränkande behandling

enligt 6 kap. 10 § skollagen har tagits fram sedan föregående nämndsammanträde. Enligt 6 kap.

10 § är lärare, förskollärare eller annan personal som får kännedom om att ett barn eller en elev

anser sig ha blivit utsatt för kränkande behandling i samband med verksamheten skyldig att

anmäla detta till förskolechefen eller rektorn. En förskolechef eller rektor som får kännedom

om att ett barn eller en elev anser sig ha blivit utsatt för kränkande behandling i samband med

verksamheten är skyldig att anmäla detta till huvudmannen.

Enligt 6 kap. 37 § kommunallagen kan nämnden lämna över rätten att fatta beslut i vissa

ärenden, så kallad delegering. Nämnden kan delegera till exempelvis ett utskott, en ledamot eller

tjänsteperson. De beslut som får delegeras finns med i nämndens delegationsordning. I detta

ärende redovisas samtliga beslut som fattats med stöd av delegation sedan föregående

sammanträde.

Förteckning över inkomna skrivelser till nämnden sedan föregående sammanträde har tagits fram.