Möte 2022-01-31

Funktionsstödsnämnden

09:00 - 14:30 Digitalt via verktyget Teams

1

Val av justerare
Vid sammanträdet utses en justerare att, utöver ordförande, kontrollera att protokoll är rätt. Justeringsdag ska framgå av protokollet (första sidan) så att berörd allmänhet, handläggare med flera ska kunna bevaka klagotid, beslutsexpediering etcetera i enlighet med gällande kommunallagstiftning.

Bilagor
- Rutin för justering av funktionsstödsnämndens protokoll.pdf
  
  141kb Ladda ner dokument
2

Nämndsbudget funktionsstödsnämnden 2022
Funktionsstödsförvaltningen har tagit fram förslag till Nämndsbudget 2022 för beslut i funktionsstödsnämnden inklusive en bilaga över fördelning av resurser på funktionsstödsförvaltningen.

Bilagor
3

Plan för ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete 2022
Planen för ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete 2022 sammanfattar risker, egenkontroller och åtgärder som planeras att hanteras inom ramen för ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete. Planen ger även en kort beskrivning av förvaltningsgemensamma utvecklingsområden med koppling till det systematiska kvalitetsarbetet.

Enligt struktur för återrapportering av arbete med egenkontroller och åtgärder i ledningssystemet ska funktionsstödsnämnden informeras om plan för ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete enligt SOSFS 2011:9 i samband med internkontrollplan (FSN-2020-3056) för att bidra till en samlad bild över förvaltningens hantering av risker.

Bilagor
4

Internkontrollplan 2022
Funktionsstödsnämnden beslutar årligen om plan för intern kontroll. Internkontrollplanen är framtagen utifrån riskdialoger som genomförs i förvaltningen. I planen ingår även de kommungemensamma granskningar som är beslutade av kommunstyrelsen.

Bilagor
5

Lägesrapport om funktionsstödsförvaltningens avvikelsehantering
Under våren 2019 gav funktionsstödsnämndens ordförande Roko Kursar (L) förvaltningen i uppdrag att genomföra en webbaserad enkät gällande förvaltningens avvikelsehantering inom ramen för rapporteringsskyldigheten enligt lex Sarah. Syftet med undersökningen var att kartlägga om medarbetare i funktionsstödsförvaltningen har kännedom om sin rapporteringsskyldighet och vet hur avvikelser ska rapporteras samt få in synpunkter på hur avvikelserapporteringen fungerar.

I augusti 2019 informerades funktionsstödsnämndens arbetsutskott om enkätresultatet (FSN-2019-1156) och om planen om att genomföra en uppföljande enkät ett år senare för att följa utvecklingen. I mars 2020 informerades utskottet om att den uppföljande enkäten istället genomförs under 2021 för att bättre kunna utvärdera effekterna av de åtgärder som genomförs under 2021.

I aktuellt ärende redovisas resultaten från den uppföljande webbenkäten. Resultaten har sammanställts i en ny lägesrapport om funktionsstödsförvaltningens avvikelsehantering.

Bilagor
6

Remiss angående Reviderade principer för kommunstyrelsens bidragsgivning till externa verksamhetsutövare
Stadsrevisionen i Malmö stad granskade under 2020 kommunstyrelsens, fritidsnämndens och kulturnämndens stöd till idéburen sektor. I samband med kommunstyrelsens yttrande till stadsrevisionen uppdrog kommunstyrelsen åt stadskontoret att revidera kommunstyrelsens principer för bidragsgivning till externa verksamhetsutövare.

Revideringen görs för att bättre kunna prioritera bland de ansökningar som inkommer till kommunstyrelsen, och därtill tydliggöra kommunstyrelsens roll som bidragsgivande nämnd - både i relation till ansökande organisationer och till övriga nämnder. I oktober 2021 beslutade kommunstyrelsens arbetsutskott att skicka ut förslaget till reviderade principer för kommunstyrelsens bidragsgivning till externa verksamhetsutövare på remiss till samtliga nämnder.

Bilagor
7

Förslag till ny tomt för LSS-boende på Käglinge 11:3
Förslaget gäller fortsatt tomtprojektering för en kommande nybyggnation av ett LSS-boende med maximalt sex lägenheter på tomten Käglinge 11:3. Den gruppbostad som planeras byggas på den aktuella tomten riktar sig till en målgrupp i behov av en stimulianpassad miljö.

Med anledning den tilltänkta målgruppens förutsättningar och behov kommer initialt maximalt fem (5) lägenheter att användas som bostäder och en (1) lägenhet att fungera som evakueringslägenhet när en av de ordinarie lägenheterna på boendet behöver lagas eller renoveras.

Bilagor
8

Gallringsutredning av systemet IDOK
Funktionsstödsförvaltningen har använt systemet IDOK för att dokumentera vissa uppgifter i stödhusverksamheten. Systemet ska inte längre användas och handlingarna kommer att raderas från systemet. Därför ska ansvarig verksamhet skriva ut dokumentationen för bevarande och gallring. För korrekt hantering har förvaltningens arkivarie genomfört en gallringsutredning. I utredningen framkommer att handlingarna kan överföras från digital till analogt format utan att information går förlorad. Utredningen har godkänts av Malmö Stadsarkiv.

Bilagor
9

Funktionsstödsnämndens delegationsordning
En nämnd har till uppgift att fatta ett stort antal beslut. Det är dock praktiskt omöjligt att nämnden fattar beslut i samtliga ärenden som faller inom dess ansvarsområde. Syftet med delegation är att avlasta nämnden genom att överföra beslutanderätt i en fråga till ett utskott, en ledamot, en anställd underställd nämnden eller annan lämplig instans. I ärendet föreslås att nämnden gör ett antal mindre förändringar i sin delegationsordning.

Bilagor
10

Handläggningstider för insatser inom funktionsstödsnämndens ansvarsområde
Ärendet innehåller en redovisning av handläggningstider på Funktionsstödsförvaltningen myndighetsenhet. Handläggningstiderna redovisas kvartalsvis så att nämnden ska kunna följa utvecklingen. Aktuellt ärende avser kvartal 4 2021.

Bilagor
11

Bibehållen habiliteringsersättning vid frånvaro från daglig verksamhet med anledning av Covid-19
Smittspridning av Covid-19 ökar på nytt och Folkhälsomyndighet inför kontinuerligt åtgärder för att minska smittspridningen i samhället. För att säkerställa att brukare i daglig verksamhet enligt LSS inte ska drabbas ekonomiskt fattade ordförande ett skyndsamt beslut efter julhelgerna om att deltagare i daglig verksamhet (åter) ska få behålla sin habiliteringsersättning även vid frånvaro från daglig verksamhet i enlighet det förslag som föreslogs i ärendet. Beslutet gäller tills vidare.

På funktionsstödsnämndens januarisammaträde lyfts ärendet som en informationspunkt så att hela nämnden ges möjlighet att diskutera och ställa frågor kring beslutet.

Bilagor
12

Information kring funktionsstödsförvaltningens resultat i Malmö stads medarbetarenkät 2021
Malmö stad genomför årligen en kommungemensam medarbetarenkät. Medarbetarenkäten genomförs i oktober varje år och fokuserar på medarbetarengagemang utifrån SKL:s koncept Hållbart medarbetarengagemang (HME).

Medarbetarengagemang är en av de viktigaste förutsättningarna för en organisations förmåga att nå goda resultat, särskilt i personaltäta organisationer som en kommun. HME mäter medarbetarnas motivation och förutsättningar att kunna göra sitt bästa för organisationen och chefernas förmåga att ta vara på medarbetarnas engagemang.

I aktuellt ärende redovisas funktionsstödsförvaltningens övergripande resultat i medarbetarenkäten 2021.

Bilagor
13

Utredning om vaccinationskrav vid nyanställning
I december 2021 beslutade hälsa-, vård- och omsorgsnämnden att ge dess förvaltning (HVOF) i uppdrag att undersöka förutsättningarna för att kunna ställa krav på vaccination mot covid-19 vid nyanställning av tillsvidareanställd personal i brukarnära verksamheter.

För att möjliggöra för funktionsstödsnämnden att delta i HVOF:s utredning samt för egen del utreda frågan fattade ordförande ett beslut som innehåller motsvarande uppdrag till funktionsstödsförvaltningen.

Vid punkten informerar förvaltningen om uppdraget samt förvaltningens arbete med att utreda möjligheterna att ställa krav på vaccination vid nyanställning av tillsvidareanställd personal i brukarnära verksamheter.

Bilagor
14

Inkomna, utgående och upprättade skrivelser
I ärendet redovisas inkomna, upprättade och utgående skrivelser som registrerats på funktionsstödsförvaltningen inför månadens sammanträde.

Bilagor
- G-Tjänsteskrivelse FSN 220131 - Inkomna, utgående och upprättande handlingar.pdf
  
  125kb Ladda ner dokument
15

Återrapportering av delegationsbeslut
Enligt kommunallagen (6 kap. 37-40 §§) kan nämnden lämna över rätten att fatta beslut i vissa ärenden, exempelvis till ett utskott, en ledamot eller en tjänsteperson (så kallad delegering). De beslut som får fattas på detta sätt finns med i nämndens delegationsordning.

Kommunallagen ger nämnden möjlighet att besluta om och hur ofta delegationsbeslut ska rapporteras till nämnden.

Bilagor
- G-Tjänsteskrivelse FSN 220131 - Återrapportering av delegationsbeslut.pdf
  
  137kb Ladda ner dokument
16

Information från förvaltningen

Information från förvaltningen om aktuella händelser i verksamheterna och inom funktionsstödsområdet.

§ 1

Nämndsbudget funktionsstödsnämnden 2022
Funktionsstödsförvaltningen har tagit fram förslag till Nämndsbudget 2022 för beslut i funktionsstödsnämnden inklusive en bilaga över fördelning av resurser på funktionsstödsförvaltningen.

Bilagor
- Beslut FSN 220131 (§1) Nämndsbudget funktionsstödsnämnden 2022 inklusive reservation (M+C), (V) och muntlig reservation (SD).pdf
  
  783kb Ladda ner dokument
- Nämndsbudget funktionsstödsnämnden 2022.pdf
  
  567kb Ladda ner dokument
§ 2

Plan för ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete 2022
Planen för ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete 2022 sammanfattar risker, egenkontroller och åtgärder som planeras att hanteras inom ramen för ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete. Planen ger även en kort beskrivning av förvaltningsgemensamma utvecklingsområden med koppling till det systematiska kvalitetsarbetet.

Enligt struktur för återrapportering av arbete med egenkontroller och åtgärder i ledningssystemet ska funktionsstödsnämnden informeras om plan för ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete enligt SOSFS 2011:9 i samband med internkontrollplan (FSN-2020-3056) för att bidra till en samlad bild över förvaltningens hantering av risker.

Bilagor
- Beslut FSN 220131 (§2) Plan för ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete 2022 inklusive särskilt yttrande (V).pdf
  
  392kb Ladda ner dokument
- Plan för ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete 2022 .pdf
  
  536kb Ladda ner dokument
§ 3

Internkontrollplan 2022
Funktionsstödsnämnden beslutar årligen om plan för intern kontroll. Internkontrollplanen är framtagen utifrån riskdialoger som genomförs i förvaltningen. I planen ingår även de kommungemensamma granskningar som är beslutade av kommunstyrelsen.

Bilagor
- Beslut FSN 220131 (§3) Internkontrollplan 2022 inklusive särskilt yttrande (V).pdf
  
  395kb Ladda ner dokument
§ 4

Lägesrapport om funktionsstödsförvaltningens avvikelsehantering
Under våren 2019 gav funktionsstödsnämndens ordförande Roko Kursar (L) förvaltningen i uppdrag att genomföra en webbaserad enkät gällande förvaltningens avvikelsehantering inom ramen för rapporteringsskyldigheten enligt lex Sarah. Syftet med undersökningen var att kartlägga om medarbetare i funktionsstödsförvaltningen har kännedom om sin rapporteringsskyldighet och vet hur avvikelser ska rapporteras samt få in synpunkter på hur avvikelserapporteringen fungerar. I augusti 2019 informerades funktionsstödsnämndens arbetsutskott om enkätresultatet (FSN-2019-1156) och om planen om att genomföra en uppföljande enkät ett år senare för att följa utvecklingen. I mars 2020 informerades utskottet om att den uppföljande enkäten istället genomförs under 2021 för att bättre kunna utvärdera effekterna av de åtgärder som genomförs under 2021.

I aktuellt ärende redovisas resultaten från den uppföljande webbenkäten. Resultaten har sammanställts i en ny lägesrapport om funktionsstödsförvaltningens avvikelsehantering.

Bilagor
- Beslut FSN 220131 (§4) Lägesrapport om funktionsstödsförvaltningens avvikelsehantering.pdf
  
  140kb Ladda ner dokument
§ 5

Remiss angående Reviderade principer för kommunstyrelsens bidragsgivning till externa verksamhetsutövare
Stadsrevisionen i Malmö stad granskade under 2020 kommunstyrelsens, fritidsnämndens och kulturnämndens stöd till idéburen sektor. I samband med kommunstyrelsens yttrande till stadsrevisionen uppdrog kommunstyrelsen åt stadskontoret att revidera kommunstyrelsens principer för bidragsgivning till externa verksamhetsutövare.

Revideringen görs för att bättre kunna prioritera bland de ansökningar som inkommer till kommunstyrelsen, och därtill tydliggöra kommunstyrelsens roll som bidragsgivande nämnd - både i relation till ansökande organisationer och till övriga nämnder. I oktober 2021 beslutade kommunstyrelsens arbetsutskott att skicka ut förslaget till reviderade principer för kommunstyrelsens bidragsgivning till externa verksamhetsutövare på remiss till samtliga nämnder.

Bilagor
- Beslut FSN 220131 (§5) Remiss angående Reviderade principer för KS bidragsgivning till externa verksamhetsutövare inklusive särskilt yttrande (SD).pdf
  
  429kb Ladda ner dokument
- Funktionsstödsnämndens yttrande gällande Remiss angående reviderade principer för kommunstyrelsens bidragsgivning till externa verksamhetsutövare.pdf
  
  118kb Ladda ner dokument
§ 6

Förslag till ny tomt för LSS-boende på Käglinge 11:3
Förslaget gäller fortsatt tomtprojektering för en kommande nybyggnation av ett LSS-boende med maximalt sex lägenheter på tomten Käglinge 11:3. Den gruppbostad som planeras byggas på den aktuella tomten riktar sig till en målgrupp i behov av en stimulianpassad miljö.

Med anledning av den tilltänkta målgruppens förutsättningar och behov kommer initialt maximalt fem (5) lägenheter att användas som bostäder och en (1) lägenhet att fungera som evakueringslägenhet när en av de ordinarie lägenheterna på boendet behöver lagas eller renoveras.

Bilagor
- Beslut FSN 220131 (§6) Förslag till ny tomt för LSS-boende på Käglinge 11:3 inklusive reservation (M+C) och (V).pdf
  
  1mb Ladda ner dokument
§ 7

Gallringsutredning av systemet IDOK
Funktionsstödsförvaltningen har använt systemet IDOK för att dokumentera vissa uppgifter i stödhusverksamheten. Systemet ska inte längre användas och handlingarna kommer att raderas från systemet. Därför ska ansvarig verksamhet skriva ut dokumentationen för bevarande och gallring. För korrekt hantering har förvaltningens arkivarie genomfört en gallringsutredning. I utredningen framkommer att handlingarna kan överföras från digital till analogt format utan att information går förlorad. Utredningen har godkänts av Malmö Stadsarkiv.

Bilagor
- Beslut FSN 220131 (§7) Gallringsutredning av systemet IDOK.pdf
  
  136kb Ladda ner dokument
§ 8

Funktionsstödsnämndens delegationsordning
En nämnd har till uppgift att fatta ett stort antal beslut. Det är dock praktiskt omöjligt att nämnden fattar beslut i samtliga ärenden som faller inom dess ansvarsområde. Syftet med delegation är att avlasta nämnden genom att överföra beslutanderätt i en fråga till ett utskott, en ledamot, en anställd underställd nämnden eller annan lämplig instans. I ärendet föreslås att nämnden gör ett antal mindre förändringar i sin delegationsordning.

Bilagor
- Beslut FSN 220131 (§8) Funktionsstödsnämndens delegationsordning.pdf
  
  136kb Ladda ner dokument
- Funktionsstödsnämndens delegationsordning, version 2.8.pdf
  
  480kb Ladda ner dokument
§ 9

Handläggningstider för insatser inom funktionsstödsnämndens ansvarsområde
Ärendet innehåller en redovisning av handläggningstider på Funktionsstödsförvaltningen myndighetsenhet. Handläggningstiderna redovisas kvartalsvis så att nämnden ska kunna följa utvecklingen. Aktuellt ärende avser kvartal 4 2021.

Bilagor
- Beslut FSN 220131 (§9) Handläggningstider för insatser inom funktionsstödsnämndens ansvarsområde.pdf
  
  135kb Ladda ner dokument
§ 10

Bibehållen habiliteringsersättning vid frånvaro från daglig verksamhet med anledning av Covid-19
Smittspridning av Covid-19 ökar på nytt och Folkhälsomyndighet inför kontinuerligt åtgärder för att minska smittspridningen i samhället. För att säkerställa att brukare i daglig verksamhet enligt LSS inte ska drabbas ekonomiskt fattade ordförande ett skyndsamt beslut efter julhelgerna om att deltagare i daglig verksamhet (åter) ska få behålla sin habiliteringsersättning även vid frånvaro från daglig verksamhet i enlighet det förslag som föreslogs i ärendet. Beslutet gäller tills vidare.

På funktionsstödsnämndens januarisammaträde lyfts ärendet som en informationspunkt så att hela nämnden ges möjlighet att diskutera och ställa frågor kring beslutet.

Bilagor
- Beslut FSN 220131 (§10) Bibehållen habiliteringsersättning vid frånvaro från daglig verksamhet med anledning av Covid-19.pdf
  
  138kb Ladda ner dokument
§ 11

Information kring funktionsstödsförvaltningens resultat i Malmö stads medarbetarenkät 2021
Malmö stad genomför årligen en kommungemensam medarbetarenkät. Medarbetarenkäten genomförs i oktober varje år och fokuserar på medarbetarengagemang utifrån SKL:s koncept Hållbart medarbetarengagemang (HME).

Medarbetarengagemang är en av de viktigaste förutsättningarna för en organisations förmåga att nå goda resultat, särskilt i personaltäta organisationer som en kommun. HME mäter medarbetarnas motivation och förutsättningar att kunna göra sitt bästa för organisationen och chefernas förmåga att ta vara på medarbetarnas engagemang.

I aktuellt ärende redovisas funktionsstödsförvaltningens övergripande resultat i medarbetarenkäten 2021.

Bilagor
- Beslut FSN 220131 (§11) Information kring funktionsstödsförvaltningens resultat i Malmö stads medarbetarenkät 2021 inklusive särskilt yttrande (V).pdf
  
  470kb Ladda ner dokument
§ 12

Utredning om vaccinationskrav mot covid-19 vid nyanställning
I december 2021 beslutade hälsa-, vård- och omsorgsnämnden att ge dess förvaltning (HVOF) i uppdrag att undersöka förutsättningarna för att kunna ställa krav på vaccination mot covid-19 vid nyanställning av tillsvidareanställd personal i brukarnära verksamheter.

För att möjliggöra för funktionsstödsnämnden att delta i HVOF:s utredning samt för egen del utreda frågan fattade ordförande ett beslut som innehåller motsvarande uppdrag till funktionsstödsförvaltningen.

Vid punkten informerar förvaltningen om uppdraget samt förvaltningens arbete med att utreda möjligheterna att ställa krav på vaccination mot covid-19 vid nyanställning av tillsvidareanställd personal i brukarnära verksamheter.

Bilagor
- Beslut FSN 220131 (§12) Utredning om vaccinationskrav mot covid-19 vid nyanställning.pdf
  
  136kb Ladda ner dokument
§ 13

Inkomna, utgående och upprättade skrivelser
I ärendet redovisas inkomna, upprättade och utgående skrivelser som registrerats på funktionsstödsförvaltningen inför månadens sammanträde.

Bilagor
- Beslut FSN 220131 (§13) Inkomna, utgående och upprättade skrivelser.pdf
  
  139kb Ladda ner dokument
§ 14

Återrapportering av delegationsbeslut
Enligt kommunallagen (6 kap. 37-40 §§) kan nämnden lämna över rätten att fatta beslut i vissa ärenden, exempelvis till ett utskott, en ledamot eller en tjänsteperson (så kallad delegering). De beslut som får fattas på detta sätt finns med i nämndens delegationsordning.

Kommunallagen ger nämnden möjlighet att besluta om och hur ofta delegationsbeslut ska rapporteras till nämnden.

Bilagor
- Beslut FSN 220131 (§14) Återrapportering av delegationsbeslut.pdf
  
  136kb Ladda ner dokument
§ 15

Information från förvaltningen
Information från förvaltningen om aktuella händelser i verksamheterna och inom funktionsstödsområdet.

Bilagor
- Från FSN 220131 (§15) Information från förvaltningen.pdf
  
  177kb Ladda ner dokument