Möte 2020-01-27

Funktionsstödsförvaltningen har tagit fram förslag till Nämndsbudget 2020 för funktionsstödsnämnden.

Funktionsstödsnämnden beslutar årligen om plan för intern kontroll. Internkontrollplanen är framtagen utifrån riskdialoger som genomförs i förvaltningen. I planen ingår även de kommungemensamma granskningar som är beslutade av kommunstyrelsen.

Revisorskollegiet brukar i början av varje mandatperiod besöka kommunstyrelsens och nämndernas sammanträden för att presentera sig för nämnden och informera om sitt uppdrag.

Funktionsstödsförvaltningen har påbörjat en översyn av återrapporteringsstrukturen för styrprocesserna som ingår i förvaltningens styr- och ledningssystem (FSN-2019-128). Styr- och ledningssystemet består framförallt av tre övergripande styrprocesser: mål- och budgetprocessen, intern kontroll samt ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete enligt SOSFS 2011:9.

Den nya återrapporteringsstrukturen fokuserar främst på ledningssystemet för systematiskt kvalitetsarbete enligt SOSFS 2011:9. Strukturen innebär att funktionsstödsnämnden kommer att få årlig information om förvaltningens planerade egenkontroller och åtgärder, samt att återrapportering av genomförda egenkontroller och åtgärder kommer att utökas till två tillfällen under året. Planering och uppföljning av det systematiska kvalitetsarbetet i ledningssystemet kommer att synkas med återrapporteringsstruktur för styrprocesserna internkontroll och budgetprocessen för att skapa goda effekter i form av synergier och samverkan, högre effektivitet och större grad av handlingsutrymme genom tydliga ramar i organisationen.

En nämnd har till uppgift att fatta ett stort antal beslut. Det är dock praktiskt omöjligt att nämnden fattar beslut i samtliga ärenden som faller inom dess ansvarsområde. Syftet med delegation är att avlasta nämnden genom att överföra beslutanderätt i en fråga till ett utskott, en ledamot, en anställd underställd nämnden eller annan lämplig instans. I ärendet föreslås att nämnden stryker punkten i delegationsordningen som avser tidsbegränsad anställning av medarbetare som fyllt 67 år. Förändringen görs med anledning av att anställningsformen tas bort ur lagen (LAS).

I september 2019 fastställde funktionsstödsnämnden sammanträdesdatum och -tider för 2020. Nämnden behövde på novembersammanträdet flytta två av dessa datum på grund av den tidsplan för budget och uppföljning som kommunfullmäktige då antagit. Nu behöver nämnden göra ytterligare en korrigering för höstens planeringsdag då detta datum krockar med den stadsövergripande budgetberedningen som också förlagts till måndagen den 5 oktober 2020. Nytt föreslaget datum för nämnden planeringsdag föreslås bli fredagen den 2 oktober 2020.

Malmö stad har beviljats statliga stimulansmedel inom området psykisk hälsa för år 2019. Funktionsstödsförvaltningen redogör för hur dessa medel använts samt presenterar handlingsplanen inom området för år 2020

Funktionsstödsförvaltningen informerar om två påbörjade satsningar inom välfärdsteknologiområdet, en tillgänglighets-app och läkemedelsrobot.

Funktionsstödsnämnden har antagit ett utbildningsprogram som ett sätt att få fördjupad kunskap och förståelse kring relevant lagstiftning och förvaltningens olika verksamhetsområden. Vid aktuellt sammanträde medverkade HR-chef Urban Funck och Sophia Nordström, avdelningschef på strategiska avdelningen, och informerade om förvaltningens arbete med Kompetensförsörjning samt om Funktionsstödsakademin.

I ärendet redovisas inkomna, upprättade och utgående skrivelser som registrerats på funktionsstödsförvaltningen inför månadens sammanträde.

Enligt kommunallagen (6 kap. 37-40 §§) kan nämnden lämna över rätten att fatta beslut i vissa ärenden, exempelvis till ett utskott, en ledamot eller en tjänsteperson (så kallad delegering). De beslut som får fattas på detta sätt finns med i nämndens delegationsordning. Kommunallagen ger nämnden möjlighet att besluta om och hur ofta delegationsbeslut ska rapporteras till nämnden.

Förvaltningsdirektör Annelie Larsson informerar om följande:

Funktionsstödsnämndens arbetsutskott (FSN-AU) har yttrat sig till Diskrimineringsombudsmannen (DO) gällande ett ärende där en arbetssökande upplever sig åldersdiskriminerad när denne sökt jobb på ett LSS-boende.
DO har inlett en tillsyn i ärendet och förvaltningen kommer att återkomma till nämnden när DO yttrat sig i frågan.
 
Funktionsstödsnämndens arbetsutskott (FSN-AU) godkände i januari förfrågningsunderlaget för upphandlingen av två LSS-boenden som komplement till den verksamhet som nämnden bedriver i egen regi.
Förfrågningsunderlaget kommer nu att gå ut på en extern remiss till intressenter inom området innan annonsering av upphandlingen görs i mitten av mars.

Under 2019 genomförde Arbetsmiljöverket (AV) en nationell tillsyn av hot och våld inom bland annat LSS-området där flera av förvaltningens verksamheter ingick. Representanter för förvaltningsledningen har därefter träffat AV för att diskutera funktionsstödsförvaltningens övergripande arbetsmiljöarbete. Förvaltningen kommer bland annat att ta fram en förvaltningsövergripande rutin för arbetsmiljöarbetet samt anordna obligatoriska utbildningar för att stärka kunskaper och arbetssätt för en god organisatorisk och social arbetsmiljö (OSA).

Tillsättningen av stadens nya funktionsstöds- och tillgänglighetssamordnare är klar. Initialt anställs två (2) funktionsstöds- och tillgänglighetssamordnare på funktionsstödsförvaltningen, en med ett övergripande ansvar och en med inriktning mot bland annat funktionsstödsorganisationer. Arbetet kommer att inledas med en nulägesanalys som genomförs med stöd av konsultföretaget Sweco och som bekostas genom Länsstyrelsen. Nulägesanalysen kommer även att fungera som ett underlag vid utvecklandet av en strategi för kommunens tillgänglighetsarbete samt en hållbar struktur för det framtida konkreta arbetet med tillgänglighet i syfte att säkerställa att den nya samordnade funktionen organiseras på lämpligt sätt.

Förvaltningen arbetar för att digitalisera biståndsansökningsprocessen. Det finns dock vissa sekretessutmaningar med digitala ansökningar inom socialtjänsten. Stadskontorets IT-organisation är inkopplade och arbetar för att hitta säkra lösningar.

Avslutningsvis informerar Larsson om förvaltningens pågående arbete med att förebygga felaktiga utbetalningar, framförallt inom området personlig assistans. Förvaltningen har förstärkt sina insatser inom området bland annat genom att anställa en egen förvaltningsjurist, en controller som granskar utförare och fakturor samt genom att ge en särskilt utsedd biståndshandläggare i uppdrag att arbeta extra med uppföljning av insatserna. Förvaltningen arbetar aktivt med kvalitativ uppföljning av insatserna för att säkerställa att brukarna får de stöd de har rätt till samt hur man agerar vid misstanke om brott.