Möte 2022-02-21

Föreslagen tid för justering är 2022-02-28.

Den 7 december 2021 genomförde Länsstyrelsen Skåne en årlig inspektion vid enheten för överförmyndarärenden.



Av inspektionsprotokollet framgår att Länsstyrelsen Skåne riktar allvarlig kritik och kritik mot enheten för överförmyndarärenden i ett antal utvalda och inspekterade ärenden, varav den mest återkommande gäller passiv och långsam handläggning.



Det framgår också av inspektionsprotokollet att det generellt är en god ordning i akterna och att de är överskådliga och välskötta. Det är tydligt för verksamheten att det största problemet i verksamheten är de balanser som orsakat den långsamma och passiva handläggningen. För att åtgärda balanserna har fler medarbetare rekryterats och vakanta tjänster i verksamheten tillsatts.



Som ett led i att förbättra verksamheten har rutiner och processer setts över, verksamheten har digitaliserats och det har säkerställts att granskning av årsräkningar genomförs på ett adekvat vis. En ny metod, förenklad granskning, används i sådana fall där det bedöms lämpligt.



Kampanjarbetet för att rekrytera nya ställföreträdare har intensifierats då en god tillgång på ställföreträdare är en förutsättning för att hantera balanserna i ärenden om anmälan, ansökning och entledigande.

I februari 2021 antog överförmyndarnämnden en internkontrollplan för 2021. Planen innehöll årets granskningar och direktåtgärder. Arbetsmarknads- och socialförvaltningen har följt upp planen och sammanställt resultatet av årets granskningar och direktåtgärder i en rapport.



Kommunstyrelsen har beslutat om kommungemensamma kriterier för årlig utvärdering av nämndernas interna kontroll. Rapporten innehåller överförmyndarnämndens utvärdering för 2021.

Enligt Malmö stads reglemente för intern kontroll har nämnderna det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom sina verksamhetsområden. De ska se till att det finns en organisering och ett systematiskt arbetssätt som säkerställer en god intern kontroll.



Den 28 augusti 2018 beslutade överförmyndarnämnden om styrdokumentet Anvisningar för arbetet med intern kontroll. Dokumentet omfattar organisering och ansvar för den interna kontrollen samt beskriver nämndens årliga process för arbetet. Arbetsmarknads- och socialförvaltningen har genomfört en översyn och reviderat dokumentet i enlighet med förändringar som skett. Dokumentet Anvisningar för arbetet med intern kontroll föreslås att upphävas och ersättas av dokumentet Riktlinje för arbetet med intern kontroll.

Intern kontroll handlar om att säkerställa en ändamålsenlig och effektiv verksamhet, en tillförlitlig ekonomisk rapportering, tillförlitlig information om verksamheten samt att verksamheten

följer lagar, föreskrifter och andra styrdokument. Det handlar också om att säkra tillgångar och

förhindra förluster samt upptäcka och eliminera eller förebygga allvarliga fel.



Överförmyndarnämnden har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom

sitt ansvarsområde. Nämnden ska varje år anta en intern kontrollplan. I planen samlas de direktåtgärder och granskningar som ska utföras under året.

Årsanalys 2021 innehåller uppföljning av kommunfullmäktiges mål, verksamhet och ekonomi.

Nämnden har tilldelats ansvar för ett kommunfullmäktige mål för mandatperioden och bedömer att arbetet mot målet avviker både positivt och negativt. Nämnden har identifierat två väsentliga avvikelser i grunduppdraget.

Kommunbidraget 2021 för överförmyndarnämndens verksamhet uppgår till 31 700 tkr. Nämndens nettokostnad uppgick 2021 till 26 700 tkr vilket innebär ett överskott om 5 000 tkr. Överskottet ligger i samma storleksordning som 2020.

Skrivelser som inkommit inför överförmyndarnämndens sammanträde den 21 februari 2022. Handlingarna återfinns i ärendet.

Verksamheten lämnar information om bland annat statiskt och arbetsmiljö, samt planering.