Möte 2021-02-22

Överförmyndarnämnden

15:00 - 17:00 Teams, Kungsgatan 13, rum 5130

1

Val av protokolljusterare och tid för justering
2

Årsanalys 2020
Årsanalysen innehåller bokslut för nämnden, analys av det ekonomiska utfallet, uppföljning av de indikatorer nämnden beslutat om kopplat till kommunfullmäktigemålet samt redogörelse för viktiga händelser i verksamheten.

Bilagor
3

Uppföljning av internkontrollplan 2020
Enligt Malmö stads reglemente för intern kontroll har nämnder och bolagsstyrelser det yttersta ansvaret för att den interna kontrollen är tillräcklig inom dess ansvarsområden och ska se till att det finns en organisering och ett systematiskt arbetssätt som säkerställer en god intern kontroll. Enligt reglementet ska nämnden varje år anta en särskild plan för den interna kontrollen.

Verksamheten ska rapportera till nämnden huruvida granskningar och åtgärder genomförts i enlighet med antagen internkontrollplan samt redogöra för resultatet av genomförda kontroller. Nämnden fattar beslut om uppföljningsrapport från föregående års internkontroll samt beslutar om årets internkontrollplan senast i februari månad. Nämnden ska senast i samband med årsanalysen rapportera resultatet från uppföljningen av den interna kontrollen till kommunstyrelsen.

I februari 2020 antog överförmyndarnämnden en internkontrollplan för 2020. Planen innehåller granskningar som har följts upp och resultatet presenteras i bilagda rapport. Kommunstyrelsen har beslutat om kommungemensamma kriterier för årlig utvärdering av nämndernas interna kontroll. Rapporten innehåller överförmyndarnämndens utvärdering för 2020.

Bilagor
4

Internkontrollplan 2021
Nämnden ska varje år anta en plan för den interna kontrollen, en så kallad internkontrollplan. Syftet med intern kontroll är att säkra en ändamålsenlig och effektiv verksamhet, en tillförlitlig ekonomisk rapportering, tillförlitlig information om verksamheten samt att verksamheten följer lagar, föreskrifter och andra styrdokument.

Den årliga processen utgörs av återkommande aktiviteter där den interna kontrollen planeras, genomförs, följs upp och analyseras. Processen börjar med riskanalysen som utgör grunden för hela internkontrollarbetet och som är det verktyg som används för att identifiera och hantera risker. För att bedöma riskerna används begreppen sannolikhet och konsekvens som båda värderas på en skala från ett till fem.

I nämndens internkontrollplan samlas de direktåtgärder och granskningar som ska utföras under året. Det är sju risker som ingår i planen för 2021, varav fyra ska granskas och till tre planeras direktåtgärder. Resultatet av arbetet återrapporteras till nämnden i samband med del- och helårsrapporter.

Som beslutsunderlag i ärendet finns den riskanalys som är genomförd 2021 och som ligger till grund för internkontrollplan 2021. I ärendet finns även den riskanalys som gjordes 2020 med kommentarer om hur dessa risker bedömts och hanteras 2021.

Bilagor
5

Årlig inspektion från Länsstyrelsen enligt förmynderskapsförordningen
Länsstyrelsen Skåne genomförde sin årliga inspektion av överförmyndarnämnden på distans under hösten 2020 och resultatet av inspektionen sammanfattas i ett protokoll. Länsstyrelsen granskade vid sin inspektion sammanlagt 29 ärenden. Länsstyrelsens bedömning är att det generellt är god ordning i akterna och att de är överskådliga och välskötta. Länsstyrelsen riktar kritik mot överförmyndarnämnden, vilket redogörs för i ärendet.

Länsstyrelsen har ålagt överförmyndarnämnden att senast den 1 mars 2021 underrätta Länsstyrelsen om när granskning av årsräkningar för år 2019 helt är avslutad. För det fall att granskningen inte är helt avslutad önskas besked om hur många årsräkningar som återstår att granska samt skälet till att de inte är granskade. Enheten för överförmyndarärenden har tagit fram ett förslag till yttrande till Länsstyrelsen som nämnden föreslås godkänna.

Bilagor
6

Vitesföreläggande för ej inkommen sluträkning
7

Byte av ställföreträdare
8

Anmälan av inkomna skrivelser
Skrivelser som inkommit inför överförmyndarnämndens sammanträde den 22 februari 2021. Handlingarna återfinns i ärendet.

Bilagor
- Skyddad på grund av sekretess och personuppgifter
  
  Ladda ner dokument
- Skyddad på grund av sekretess och personuppgifter
  
  Ladda ner dokument
9

Information från verksamheten
10

Utseende av dataskyddsombud § 24
Sedan april 2018 är stadsjuristen Niina Stiber utsedd som dataskyddsombud på heltid för kommunens nämnder och helägda bolag.

Under perioden den 20 juli 2020 till den 13 augusti 2021 är Niina Stiber föräldraledig. Mot denna bakgrund fattades beslut om att utse David Axelsson till dataskyddsombud. David Axelsson har dock fått förhinder att fullfölja uppdraget, och därför behöver Martin Axelsson utses till dataskyddsombud.

Bilagor

Möte 2021-02-22

Det finns inga sammanträden att visa än