Möte 2024-01-30

Valnämnden föreslås besluta

1. Valnämnden godkänner redovisningen av inkomna skrivelser. 

År 2023 är ett mellanvalsår vilket innebär att det inte har förekommit några planerade val eller omröstningar i kommunen. Val till Europaparlamentet (EU-val) genomförs vart femte år, och därav har valnämnden under 2023 arbetat med att planera genomförandet av EU-val 2024.

Valnämndens förvaltningsorganisation har under året löpande arbetat med administration av valnämndsärenden, valrelaterade utredningar samt utvecklings- och säkerhetsfrågor. Bemanningen har under 2023, utöver permanent bemanning av en valchef och två valsamordnare, fått tillskott av två valassistenter.

Valkansliet har fortfarande sin fysiska hemvist i Stadshuset, men har flyttat upp till plan 7. Kostnaden för ett upprättat valkansli 2023 har reglerats genom en överenskommelse mellan Stadskontoret och valnämnden via ett SLA som sträcker sig över perioden 2023–2025.

Den totala budgetavvikelsen för valnämnden år 2023 är 27 000 kronor.

Intern kontroll är en del i Malmö stads utvecklings- och kvalitetsarbete. En väl fungerande intern kontroll innebär att ha ordning och reda så att mål och grunduppdrag för verksamheten kan uppnås. Det primära syftet med en internkontroll är därmed att säkerställa att de av kom-munfullmäktige fastställda målen uppfylls.

Enligt Malmö stads reglemente för intern kontroll gäller att varje nämnd årligen ska besluta om internkontrollplan som beskriver prioriterade åtgärder och granskningar utifrån dokumenterade riskanalyser.

I ärendet föreligger en rapport avseende uppföljning av internkontroll 2023; huruvida granskningar och direkta åtgärder har genomförts i enlighet med antagen internkontrollplan samt en redogörelse för resultatet av genomförda kontroller.

Arbetet med internkontroll har sitt ursprung i kommunallagen med syfte att kvalitetssäkra kom-munensverksamheter. Det primära syftet med en internkontroll är att säkerställa att de av kom-munfullmäktige fastställda målen uppfylls. Nämnden har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen. Kommunstyrelsen följer varje år upp nämndens interna kontroll.

Valnämndens internkontrollplan 2024 bygger på en riskanalys internt genomförd på valkansliet. Riskanalysen ger en grund för internkontrollplanen vilken består av två delar: direktåtgärder och granskningar. Direktåtgärder planeras utifrån kunskap som redan finns. Andra risker kan behöva utredas mer genom granskning. Under 2024 har valnämnden identifierat tre direktåtgärder och två nämndspecifika granskningar, vilka redovisas i Internkontrollplan 2024.

Utöver dessa har Kommunstyrelsen inför 2024 fastställt tre kommungemensamma gransknings-områden som samtliga nämnder ska överväga i sina internkontrollplaner.

I ärendet föreligger förslag till nämndsbudget 2024.

I anslutning till ett röstmottagningsställe ska det ordnas en lämplig avskärmad plats där valsedlar kan läggas ut och där väljarna var för sig kan ta sina valsedlar utan insyn. Det är valnämnden som beslutar hur valsedlarna ska placeras i alla val- och röstningslokaler inom kommunen. Alla partiers valsedlar ska presenteras på ett likvärdigt, ordnat och överskådligt sätt.

Samtliga valsedlar vid valet till Europaparlamentet 2024 föreslås placeras lodrätt i bokstavsordning utifrån partinamnet på valsedeln.

Valsedlar för de partier som vid något av de två senaste valen till Europaparlamentet fått mer än en procent av rösterna, samt blanka valsedlar, distribueras av valnämnden till röstmottagningsställena. Övriga partier föreslås själva ansvara för distributionen av sina valsedlar till röstmottagningsställena.

Enligt 4 kap 20 § vallagen (2005:837) ska det för varje valdistrikt finnas en vallokal. Kommunen ska även se till att det finns lämpliga lokaler som kan användas som vallokaler och som i fråga om lokalisering, tillgänglighet och öppethållande ger väljarna goda möjligheter att rösta.

Valkansliet har under hösten 2023 arbetat med att inventera lokaler ur ett tillgänglighetsperspektiv. Under våren 2023 gjordes en översyn av valdistrikten i Malmö vilket resulterade i en ökning med fyra nya distrikt, vilket innebär att Malmö är indelad i 214 valdistrikt inför Europaparlamentsvalet 2024. Totalt har 78 byggnader identifierats som bedöms uppfylla kraven för lokalisering och tillgänglighet. Platserna har valts ut ifrån principer om geografisk närhet till väljaren och ändamålsenliga lokaler. De lokaler som efter föregående val inte har fått några anmärkningar och som fortfarande bedöms vara tillgängliga föreslås att återigen användas under valdagen den 9 juni 2024.

I ärendet föreligger förslag till placering av röstningslokaler avseende förtidsröstning till Europaparlamentsvalet 2024. Inför valet har 22 röstningslokaler identifierats och valts ut till förtidsröstning. De utvalda lokalerna anses vara lämpliga utifrån tidigare erfarenheter, tillgänglighet och att det på platsen sker stor rörelse av människor. På valdagen föreslås även tre röstningslokaler erbjuda möjlighet att rösta.